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第1章 会计电算化概论

1  会计电算化概论

1.试述会计电算化的概念和含义。

1)会计电算化的概念。会计电算化是以计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。它是一个用计算机来替代人工记账、算账、报账,以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析、预测和决策的过程。

2)会计电算化的含义。会计电算化的含义可以从总体性和深度性两方面来理解:

所谓总体性,是指会计电算化的应用范围应当是全社会的会计工作,即所有会计单位基本上都实现了应用计算机信息技术进行会计核算、管理工作。对于一个单位而言,则指某一会计单位或部分会计单位的会计核算、管理工作应用了计算机信息技术。

所谓深度性,是指每一个实现会计电算化的单位,其会计电算化的水平应当达到较高的程度。它表明会计电算化是一个不断发展的过程,随着计算机信息技术的飞速发展、会计软件的不断更新和会计制度改革的深化,会计电算化的发展程度也必将日益完善。

2.试述实现会计电算化对手工会计核算的影响。

实现会计电算化后,对手工会计核算将产生以下影响。

1)会计组织机构发生了变化。会计工作的组织机构以会计数据的不同形态为主要依据,一般划分为若干个专业组,如数据(信息)收集组、数据处理组、系统维护组等。

2)对会计人员素质提出了更高的要求。要求会计人员是既懂会计又懂计算机的复合型人才。

3)会计数据处理方式和账务处理程序发生了变化。会计数据的处理过程被分为输入、处理、输出三个环节,与手工会计相比,数据处理无论在准确性上还是在处理速度上都发生了很大的变化。会计信息的准确性和及时性及会计数据处理的集中化和自动化程度都大大提高,账务处理程序也趋于简单。

4)部分会计处理方法如对账方法、期末账项调整和结账方法、错账更正方法等发生了相应的变化。

5)内部控制制度发生了变化。部分内部控制工作必须由计算机通过专门程序进行,在组织控制、职能分割控制、系统使用权控制、输入输出正确性控制、操作过程控制、系统运行环境控制及系统文档管理控制等方面的要求更为严格。

6)会计数据存储介质发生了变化,主要存放在磁盘等磁性介质上。因此,会计单位不仅要建立纸质会计档案管理制度,还要建立严格的电磁存储介质的数据保管制度。

3.比较数据与信息,会计数据与会计信息的异同,试述电算化会计信息系统的概念。

1)数据与信息的异同。数据与信息是两个不同的概念。数据是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号,并能对客观事物的属性进行描述;信息则是数据加工的结果,它是对客观事物的性质、形式、结构和特征等方面进行反映。信息必然是数据,但数据未必是信息,信息是数据的一个子集,只有经过加工过的数据才能成为信息。

数据与信息的相同之处在于它们都可以用具体的数字、字符、文字或图形等形式对客观事物的属性进行描述。

2)会计数据与会计信息的异同。会计数据与会计信息是两个不同的概念。会计数据是用于描述经济业务属性的数据,它主要存在于各种原始凭证、记账凭证、会计账簿等描述会计核算、会计管理业务属性的载体上。会计数据是会计信息加工的对象,会计信息是会计数据加工的结果。会计信息是经过加工、分析过的会计数据。

会计数据与会计信息的相同之处在于它们都可以用具体的凭证、账簿、报表等形式对经济业务和管理活动进行描述。

3)电算化会计信息系统的概念。会计信息系统是专门用于处理单位会计业务,收集、存储、传输和加工各种会计数据,输出会计信息的信息系统,它是企业管理信息系统的一个子系统。我们把基于计算机环境下的会计信息系统称为电算化会计信息系统。电算化会计信息系统是指利用计算机,对会计信息的搜集、加工、存储和传送,利用会计信息,对经济活动进行反映和控制,从而为管理者和决策者提供信息的系统。

4.试述实现会计电算化的主要过程与步骤。

实现会计电算化的主要过程与步骤主要包括:

1)制定会计电算化的总体规划和实施计划。内容包括制定本单位会计电算化工作目标和实现步骤、确定会计信息系统的总体结构和建设途径、确定硬件设备与系统软件的配置、确定会计电算化工作管理体制和机构的规划、制定专业人员的培训和配备规划、进行费用预算和资金来源规划等。

2)实现会计业务的规范化。内容包括数据收集的规范化、基础数据的规范化、历史数据的规范化。

3)建立会计电算化系统的运行环境。内容主要是建设会计信息系统运行的硬件环境和网络环境。

4)配置会计软件。可采用开发(包括自主、委外、合作方式)或购买商品化会计软件的方式配置会计软件。

5)培训会计电算化人员。主要在会计工作流程、会计方法、计算机知识和会计软件操作方法等方面对会计电算化人员进行业务培训。

6)计算机替代手工记账,又称之为甩账。即应用会计软件输入会计数据,由计算机对会计数据进行处理,并打印输出会计凭证、会计账簿和会计报表。甩账必须按规定程序向财政部门提出申请,经试运行并经评审合格,即可视为实现计算机代替手工记账,它是实现会计电算化的第一个目标。

5.试述会计电算化的微观组织管理内容。

会计电算化的微观组织管理主要是通过企业制定并执行相关的会计电算化管理制度来实现的。这些管理制度主要包括会计电算化岗位责任制、会计电算化运行管理制度、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据维护管理制度及会计电算化档案管理制度等。

6.试述会计电算化的宏观组织管理内容与服务社会化的两种形式。

1)会计电算化的宏观组织管理内容主要包括研究制定会计电算化发展规划、组织和管理电算化人才培训工作、加强会计核算软件评审与使用管理、加强会计软件电算化管理制度建设、加强会计电算化的组织和领导,以及引导基层逐步实现会计电算化。

2)会计电算化的服务社会化的两种形式。一是专门从事会计电算化应用服务的专业公司;二是一些网络财务公司面向中小企业推出ASP网络在线会计电算化信息服务系统。