第3章 总账系统

第3章  总账系统

1．试述用友ERP-U8管理系统的账务系统的特点。

总账系统是用友ERP-U8管理系统的一个子系统，在整个系统中既是中枢，又是基本的系统。它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他各子系统的数据都必须传输到总账系统，同时还要把总账系统中的某些数据传输给其他子系统。一般会计电算化工作往往都是从总账系统开始的。对于那些实际业务简单、数据量较少的小型企业来说，只使用总账系统，按照制单、审核、记账、查询、结账的业务流程进行即可。如企业业务比较复杂，建议使用总账系统提供的各种辅助功能进行管理，如项目、部门、个人往来、客户和供应商往来管理等。账务系统具有如下特点。

（1）时序性强。总账系统有严格的业务处理顺序。从填制记账凭证、审核记账凭证开始，登记日记账、明细账、总账到编制会计报表都要严格按顺序执行。

（2）数据量大。总账系统涉及大量的会计科目、会计凭证及一系列会计账表。它与其他管理系统相比，处理的数据量大。

（3）数据接口多。总账系统是整个会计电算化信息系统数据交换的核心，它与其他子系统之间存在数据接口。一方面总账系统从其他管理子系统取得大量数据，如固定资产管理系统为总账系统提供大量原始凭证及记账凭证；另一方面其他子系统也从总账系统取得数据，如工资管理系统从总账系统取得账户设置等信息，总账系统与其他管理系统的有机结合形成了完整的会计电算化信息系统。

（4）通用性强。总账系统比较容易实现通用化。这主要是由于总账系统在数据处理过程中，一方面必须遵守一系列法律、法规和准则，如会计法、会计准则、会计制度、会计基础工作规范等；另一方面必须遵循一定的会计原理和规则，如复式记账方法、总账发生额及余额必须等于下属明细账发生额及余额之和等。正是由于总账系统这一特点，目前市场上可以看到大量的通用账务处理核算软件。

2．如何根据企业具体情况设置相关会计科目？

如果企业当前所用的会计科目与所在行业会计制度规定的一级会计科目基本一致，那么在建立账套时就可以选择预置标准会计科目。这样在会计科目初始设置时只需对部分不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可在系统初始化设置时选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部的会计科目。整理手工账使用的会计科目，您可以直接采用现有的科目，也可以根据电算化信息系统的特点对会计科目进行调整。通常为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，对以往的一些科目结构进行调整，以便充分发挥计算机的辅助核算功能。如果企业原来有许多往来单位、个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算管理的，那么，在使用总账系统后，最好改用辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算科目。总账系统中一共可设置十一种辅助核算，包括部门、个人、客户、供应商、项目五种辅助核算以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目及个人项目六种组合辅助核算。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总账和辅助明细账上。

3．如何录入辅助核算科目的期初余额？

在总账系统窗口的左边菜单树上，单击“期初余额”，系统弹出“期初余额”对话框。在科目设置中有五个辅助核算，这五个辅助核算的期初余额（就是在窗口中用淡绿色来显示的）的录入方法基本相同。双击设置了辅助核算的科目，单击“增加”按钮，就可以将相应的辅助核算科目期初数据填入表中，如图1所示。

图1  辅助核算科目期初余额录入

4．用友ERP-U8系统的总账日常处理中如何填制会计凭证？

在总账系统窗口的左边菜单树上单击“凭证”下的“填制凭证”菜单，系统自动弹出“填制凭证”窗口，单击“增加”按钮，如图2所示。

图2  填制会计凭证

单击凭证类别旁的“放大镜”按钮，选择所需要增加的凭证类别和制单日期，系统自动提取该账套本年度该凭证类别的最后一张凭证的日期，日期可以修改。在摘要栏中，输入摘要信息，也可单击其摘要栏中的“放大镜”按钮，选择合适的预先设置好编码的摘要信息。在科目名称栏中，输入科目编码，我们也可单击其科目栏右下角的“放大镜”按钮进入到“科目参照”窗口中进行选择。输入金额时，注意金额不能为0，红字以“-”表示。调整金额方向可以按键盘上的空格键进行调整。

输入完成后，按回车键，系统自动将上一分录的摘要内容复制到下一分录的摘要栏中，如不是我们所要的摘要在此可以修改。对于输入最后一笔分录，可在其金额录入处按下“=”键，系统会自动计算出该分录的结果，并且达到借贷平衡的效果。单击“保存”按钮就保存了该张凭证（如借贷不平系统不予保存）。

5．用友ERP-U8系统的总账日常处理中如何审核会计凭证？

审核凭证是具有审核权的审核人员按照现行财务制度，对制单员填制记账凭证的正确性进行检查。打开“总账”窗口中的“凭证”菜单，选择“审核凭证”命令，在弹出的“凭证审核”条件过滤对话窗口中，输入过滤条件后，单击“确认”按钮。双击列表中所需要审核的凭证，出现凭证审核窗口，单击“审核”按钮，就在该张凭证下面审核人一栏中出现登录该系统操作员的名字，单击“取消”按钮，就取消了审核，如图3所示。

图3  审核凭证

每审核完一张凭证后，系统会自动打开下一张未审核的凭证。操作员还可以选择“成批审核”功能进行成批审核。

需要说明的是，凭证一但审核后就不能再修改与删除，只有在取消审核后才能修改与删除。按照现行会计制度的规定，制单人与审核人不能为同一个人，否则系统会给出“制单人与审核人不能同为一人！”的提示。必须再以另外一个操作员身份重新登录系统，方可进行审核。在作凭证审核之前，如设置了出纳凭证须由出纳签字，则这些需要出纳签字的凭证就必须经过出纳签字后才能进行审核。

6．用友ERP-U8系统的总账日常处理中如何进行银行对账？

系统提供自动对账和手工对账两种方式。自动对账是由系统进行银行对账，系统根据银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对、勾销，一般情况下是“结算方式+结算号+方向+金额”，或者是“方向+金额”。手工对账是对自动对账的补充，执行完自动对账后，对一些特殊的已达账项尚未勾对出来而被视作未达账项，这时可以通过手工对账进行调整勾销。

使用银行对账时，必须已经录入了日记账对账单未达账项。打开“出纳管理”下的“银行对账”，单击“银行对账期初录入”，系统弹出“银行科目选择”窗口，选择需要录入银行对账期初的科目，然后单击“确认”按钮，系统列出该科目的银行对账期初对话框。

在单位日记账和银行对账单栏中输入调整前余额数据，单击“对账单期初未达项”或“日记账期初未达项”按钮进行记录录入。在此仅以“对账单期初未达项”进行说明。单击“对账单期初未达项”，单击“增加”按钮，输入记录，记录录入完毕单击“保存”按钮以保存新增数据，单击“退出”按钮完成操作。

录入银行对账单要先打开“出纳管理”下的“银行对账”。单击“银行对账单”，系统弹出“银行科目选择”对话框，选择银行对账单科目，单击“确认”按钮，系统弹出“银行对账单”窗口。在“银行对账单”窗口中，单击“增加”按钮，以增加新记录，录入完毕，单击“保存”按钮，再点击“退出”按钮，如图4所示。

如要进行自动对账，先打开“出纳管理”下的“银行对账”，然后再单击“银行对账”，出现“银行科目选择”窗口。选择需要对账的银行科目，然后单击“确认”按钮，系统弹出“自动对账”窗口，如图5所示。

在“银行对账”窗口中，单击“对账”按钮，系统弹出“自动对账”窗口，在“截止日期”处输入对账的截止日期，也可单击旁边的“日历”按钮，在“日历”窗口来选择日期。选择对账条件，确认日期相差的天数，最后单击“确认”按钮，系统即显示自动对账结果。

图4  银行对账单

图5  自动对账

对于已达账项，系统会在银行存款日记账和银行对账单双方的“两清”栏上标上红色圆圈标志。对于一些无法自动对账勾销的账项，在此可用到手工对账功能。分别在“两清”栏双击鼠标，打上红勾，进行手工调整。

对账完毕，单击“检查”按钮，检查平衡结果，如果有错，需进行调整。检查完毕，单击“退出”按钮，对账完毕。

7．在期末处理中如何进行自定义结转设置？

打开“期末”菜单后，选择“转账定义”，在其子菜单项中选择“自定义转账”，进入“自定义转账设置”窗口，单击“增加”按钮，弹出“转账目录”对话框，如图6所示。

图6  转账目录

输入转账序号、转账说明和凭证类别后单击“确定”按钮，返回到“自定义转账设置”窗口，继续定义转账凭证的分录信息。

在“科目编码”文本框中填入科目代码，在“方向”下拉列表中选择“借”或“贷”。移动下方的滑块到“金额公式”文本框，双击“金额公式”文本框，直接输入公式。还可以以向导方式在“金额公式”文本框中输入公式，双击“金额公式”文本框，单击文本框右边的“放大镜”，弹出如图7所示的“公式向导”对话框。

图7  公式向导

在列表中选择正确的函数，单击“下一步”，依照提示设置好公式，公式编辑完成后，单击“保存”按钮完成自定义转账设置。如图8所示。

图8  自定义转账设置